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jpc setzt auf DiVA als ERP- und CRM-System

Wie löse ich ein über 25 Jahre gewachsenes und auf die Unternehmensprozesse hochoptimiertes ERP-System durch eine Standardlösung ab?

jpc – seit über 40 Jahren mit den Marken jpc, wom, lesen.de und dem Musiklabel cpo ein Vorreiter im Bereich der Vinyl-, CD- und Musikbranche nutzt die Chancen der Digitalisierung und stellt die Zukunftsweichen mit einer modernen und zukunftsorientierten IT-Plattform.

Nach einer umfangreichen, professionell begleiteten Ausschreibungsphase hat sich jpc für die durchgängige Implementierung einer Microsoft Dynamics Plattform entschieden.

Ziel der Ablösung der Altsysteme war – neben der technologischen Erneuerung der Altsysteme – die Vereinfachung der gesamten IT-Landschaft durch die Eliminierung einer Vielzahl von Subsystemen, die zum effektiven Betrieb der bisherigen Plattform notwendig waren. Die jpc Verantwortlichen wollten Schnittstellen reduzieren, damit die Fehleranfälligkeit vermeiden und somit die Wartbarkeit verbessern.

Die größte Prämisse in diesem Projekt war jedoch, die Effizienz der Prozesse und den Automatisierungsgrad der Software auf mindestens gleichwertigem Niveau zu halten. Nicht leicht bei einer IT-Lösung auf dem IBM System i (vormals AS/400), die mehr als 25 Jahre mit dem Unternehmen gewachsen ist, in der alle individuellen Wettbewerbsvorteile abgebildet waren und die ein Höchstmaß an Automatisierung und Bedienungsgeschwindigkeit im Fokus hatte. Gleichzeitig sollte die neu einzuführende Lösung eine zukunftsfähige Standardsoftware sein, die auf Grund von Releasefähigkeit und Marktdurchdringung auch in mehr als 10 Jahren noch eine State-of-the-Art Technologie bietet.

Wie lassen sich diese im Ansatz widersprüchlich erscheinenden Ziele – höchster Individualisierungsgrad versus Standardsoftware – auflösen?

jpc hat sich für die Implementierung von DiVA, dem ERP- und CRM-System für E-Commerce und Omnichannelhandel auf Basis der Microsoft Dynamics NAV Plattform entschieden.

Die Zukunftsfähigkeit der Lösung wird durch die Basisplattformtechnologie von Microsoft gegeben, die permanent und releasefähig als Standardsoftware weiterentwickelt wird.

Die MAC IT-Solutions GmbH bietet mit DiVA eine speziell auf den E-Commerce ausgerichtete Branchenlösung und das Know-how in umfangreichen Anforderungsanalysen gemeinsam mit dem Kunden die wettbewerbsrelevanten Geschäftsvorteile zu erkennen, gedanklich auf die neue Plattform zu übertragen und dann im Endergebnis eine individuell auf den Kunden zugeschnittene Lösung zu entwickeln und implementieren.

Die Realisierungsphase begann letztes Jahr im Sommer und wurde mit einem dedizierten Projektteam innerhalb des geplanten Jahres bis zum Echtstart abgeschlossen. Während dieser Zeit gab es naturgemäß in IT-Projekten Abweichungen, Richtungskorrekturen, Unklarheiten und auch mal das eine oder andere Fragezeichen. Dank der guten Zusammenarbeit und dem hohen Engagement beider Projektteams konnte dennoch der ein Jahr im Voraus geplante Einführungstermin mit nahezu vollem Funktionsumfang eingehalten werden. Ein Lasttest sowie zwei geplante Integrationstests gaben die Sicherheit, sowohl das hohe Mengenvolumen von jpc als auch die Durchgängigkeit und Passgenauigkeit der Prozesse zu gewährleisten.

Besonders hervorzuheben ist diese Leistung, da parallel auch das LVS-System – ebenfalls neu auf der Microsoft Dynamics NAV Plattform –  durch die Firma Sievers abgelöst wurde und somit ein Big Bang für das gesamte Unternehmen gestemmt wurde. Dank der intensiven Vorarbeit und gutem Testing konnten bereits direkt am Montag nach dem Echtstartwochenende 24.000 Altaufträge sowie eine Vielzahl neuer Aufträge durch das System verarbeitet, prozessiert und teilweise ausgeliefert werden.

Ein weiteres Novum für jpc ist die Freiheit, sich nicht mehr um den Betrieb der Lösung zu kümmern. MAC betreut die Lösung und Infrastruktur in der Microsoft Azure Cloud und sichert somit eine durchgängige Verfügbarkeit und Kontrolle der Systeme.

Lothar Bökamp, IT-Leiter von jpc ist sehr stolz auf die gemeinsame Leistung: „Wir haben als erster MAILplus Kunde den Weg in die neue Welt einer Microsoft Plattform geschafft und sogar im Big Bang ERP-, CRM- und LVS-Systeme ausgetauscht. Das hätte ich mir im Vorfeld nicht vorstellen können. Der Echtstart hat aus meiner Sicht wirklich gut geklappt und hat für eine dermaßen komplexe Umstellung nur beherrschbare Korrekturen gebraucht. Uns ist bewusst, dass diese Leistung viel mit dem Einsatz der MAC Kollegen und ihrem umfassenden Know-how im E-Commerce und großen Projekteinführungen zu tun hat.“

Georg Ortmann, Gründer und Inhaber von jpc ist mit dem Projektverlauf mehr als zufrieden „Mein größtes Ziel war es, unsere in vielen Jahren erarbeiteten hochautomatisierten und erfolgreichen Prozesse in einer neuen Standardsoftware wiederzufinden und gleichzeitig das Unternehmen als modernes, digitales Unternehmen aufzustellen. Wir freuen uns bereits heute über viele neue Möglichkeiten, die uns helfen, unseren Kunden einen noch besseren Service zu bieten und auch unseren Mitarbeitern neue Perspektiven aufzeigen zu können.“