ERP-Wechsel: Strategien und Best Practices.

Gründe für einen ERP-Wechsel.

Ein ERP-Wechsel ist oft eine strategische Entscheidung, die weitreichende Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben kann. Hier finden Sie die Gründe und Vorteile, die für einen Wechsel sprechen:

Anpassung an geänderte Geschäftsumgebungen:

• Dynamische Marktanforderungen: In schnelllebigen Branchen erfordert die Anpassungsfähigkeit an Marktveränderungen flexible und skalierbare ERP-Systeme.

• Globalisierung: Unternehmen, die auf internationalen Märkten agieren, benötigen ein ERP-System, das mehrsprachige Funktionen und Multi-Währungsfähigkeiten bietet.

Verbesserung der Betriebseffizienz und Prozess-steuerung:

• Automatisierung: Moderne ERP-Systeme automatisieren Prozesse, die in älteren Systemen manuell verwaltet werden müssen, was die Effizienz steigert und Fehlerquellen reduziert.

• Echtzeit-Datenverarbeitung: Die Fähigkeit, Daten in Echtzeit zu verarbeiten und bereitzustellen, verbessert die Reaktionsfähigkeit und Entscheidungsfindung in allen Unternehmensbereichen.

Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit durch technologische Innovationen:

• Neueste Technologien: Der Einsatz von Cloud-basierten Lösungen, Künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen kann Prozesse optimieren und neue Geschäftschancen eröffnen.

• Mobile Zugänglichkeit: Die Unterstützung von mobilen Plattformen ermöglicht es Mitarbeitenden, von überall und jederzeit auf wichtige Geschäftsfunktionen zuzugreifen.

In diesem Artikel erfahren Sie mehr zu Cloud-basierten ERP-Lösungen.

Reduktion von Betriebskosten und Steigerung der finanziellen Kontrolle:

• Senkung der IT-Kosten: Neue ERP-Systeme können durch die Konsolidierung von IT-Ressourcen und die Reduktion von Wartungsaufwendungen die Gesamtbetriebskosten senken.

• Verbesserte Finanzberichterstattung: Integrierte Finanzmanagement-Tools liefern präzise und zeitnahe Berichte, die eine bessere finanzielle Übersicht und Kontrolle ermöglichen.

Compliance und Sicherheit:

• Datenschutz und Sicherheitsstandards: Modernste Sicherheitsfunktionen schützen vor Datenlecks und gewährleisten die Einhaltung aktueller Datenschutzrichtlinien.

• Audit-Trails: Erweiterte Audit-Funktionen gewährleisten die Nachvollziehbarkeit von Transaktionen, was besonders in regulierten Branchen wichtig ist.

Erweiterung der Unterstützung und Service-leistungen:

• Bessere Kundenunterstützung: Neue ERP-Systeme bieten verbesserte CRM-Funktionen, die die Kundenbindung und -zufriedenheit steigern.

• Umfassende Beratung und Support: Anbieter neuerer ERP-Lösungen bieten häufig umfassende Beratungsleistungen und laufenden Support an, um eine optimale Nutzung des Systems zu gewährleisten.

Wann ist es Zeit für einen ERP-Wechsel?

Die Entscheidung für den Wechsel eines ERP-Systems kann aus verschiedenen Gründen notwendig werden. Hier sind einige Indikatoren, die Ihnen helfen, den richtigen Zeitpunkt zu erkennen:

1. Veraltete Software: Das aktuelle System erhält keine Updates mehr und unterstützt moderne Technologien nicht.

2. Integrationsprobleme: Schwierigkeiten bei der Integration mit anderen modernen Softwarelösungen.

3. Effizienzmangel: Die aktuellen Prozesse sind zu langsam oder fehleranfällig.

4. Skalierungsprobleme: Das System kann das Unternehmenswachstum nicht unterstützen.

5. Hohe Betriebskosten: Die Wartungs- und Betriebskosten des aktuellen Systems sind unverhältnismäßig hoch.

6. Wettbewerbsnachteile: Das System kann die notwendigen Daten nicht liefern, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Vorbereitung auf einen ERP-Wechsel: Schlüssel-schritte für einen reibungslosen Übergang.

Ein sorgfältig vorbereiteter ERP-Wechsel kann erheblich zur Reduzierung von Risiken und zur Steigerung der zukünftigen Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens beitragen. Hier sind wichtige Schritte, die Sie berücksichtigen sollten:

Anforderungsanalyse und Zieldefinition:

• Bedarfsanalyse: Ermitteln Sie die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens.

• Zielsetzung: Definieren Sie klare Ziele für das neue ERP-System.

Planung der Implementierung:

• Projektplanung: Entwickeln Sie einen detaillierten Zeitplan für die Implementierung.

• Ressourcenzuweisung: Stellen Sie sicher, dass genügend Ressourcen und Personal für das Projekt verfügbar sind.

Risikomanagement:

• Risikoanalyse: Führen Sie eine gründliche Risikoanalyse durch.

• Kontingenzpläne: Erstellen Sie Notfallpläne für potenzielle Probleme während der Umstellung.

Schulung und Support:

• Schulung der Mitarbeiter:innen: Organisieren Sie umfassende Schulungen für Ihre Mitarbeitenden, um die Anpassung an das neue System zu erleichtern.

• Ongoing Support: Planen Sie fortlaufenden Support und Wartung durch den ERP-Anbieter.

Datenmigration und Systemintegration:

• Datenübertragung: Planen Sie die sichere Migration Ihrer Unternehmensdaten.

• Systemtests: Führen Sie umfangreiche Tests durch, um die Funktionalität und Integration zu gewährleisten.

Durch die Befolgung dieser Schritte können Sie die Chancen maximieren, dass Ihr ERP-Wechsel erfolgreich verläuft und Ihr Unternehmen in der Lage ist, die Vorteile der neuen ERP-Lösung voll auszuschöpfen.

Worauf Sie bei der ERP-Einführung achten sollten, erfahren Sie hier.

Risiken beim ERP-Wechsel.

Der Wechsel eines ERP-Systems ist eine komplexe Herausforderung, die verschiedene Risiken mit sich bringt. Eine gründliche Auseinandersetzung mit diesen Risiken ist entscheidend, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Technische Risiken:

• Datenintegrität: Risiken des Datenverlusts oder von Fehlern bei der Datenmigration.

• Inkompatibilität: Probleme bei der Integration des neuen Systems mit bestehender Hardware oder Software.

• Systemausfälle: Mögliche Ausfälle während der Implementierung, die den Betrieb beeinträchtigen können.

Betriebliche Risiken:

• Betriebsunterbrechungen: Temporäre Unterbrechungen der Geschäftsprozesse während der Umstellung.

• Produktivitätsverlust: Schwierigkeiten bei der Anpassung des Personals an das neue System, was zu Einbußen bei der Arbeitseffizienz führen kann.

• Change Management: Widerstand innerhalb der Organisation gegen die Einführung neuer Arbeitsweisen.

Finanzielle Risiken:

• Budgetüberschreitungen: Unvorhergesehene Kosten, die das Budget belasten.

• Verzögerter ROI: Verzögerungen bei der Realisierung des erwarteten Returns on Investment, wenn die ERP-Software nicht optimal funktioniert.

• Fortlaufende Kosten: Möglicherweise anhaltend hohe Betriebs- und Wartungskosten für das neue System.

Strategische Risiken:

• Fehlende Zielorientierung: Das neue System erfüllt möglicherweise nicht alle strategischen Unternehmensziele.

• Marktanpassung: Schwierigkeiten bei der Anpassung des Systems an sich schnell ändernde Marktanforderungen.

Diese Risiken machen deutlich, dass eine gründliche Vorbereitung und eine strategische Planung unerlässlich sind, um den Wechsel so effizient und störungsfrei wie möglich zu gestalten.

Tipps für einen erfolgreichen Wechsel des ERP-Systems.

Ein erfolgreicher ERP-Wechsel erfordert sorgfältige Planung und Durchführung. Hier sind einige wichtige Tipps, die Sie beachten sollten:

Gründliche Vorbereitung:

• Anforderungsanalyse: Definieren Sie klare Anforderungen und Ziele für das neue System.

• Stakeholder-Einbindung: Binden Sie alle relevanten Stakeholder frühzeitig in den Planungsprozess ein.

Sorgfältige Auswahl des ERP-Anbieters:

• Anbietervergleich: Evaluieren Sie verschiedene Anbieter und deren Angebote gründlich.

• Referenzen und Testimonials: Prüfen Sie Erfahrungsberichte und Referenzen anderer Kunden.

Effektives Projektmanagement:

• Projektplan: Erstellen Sie einen detaillierten Projektplan mit klaren Meilensteinen und Zeitvorgaben.

• Ressourcenmanagement: Stellen Sie sicher, dass ausreichende Ressourcen und Personal für das Projekt zur Verfügung stehen.

Risikomanagement:

• Risikoanalyse: Führen Sie eine Risikoanalyse durch und entwickeln Sie Strategien zur Risikominderung.

• Notfallpläne: Bereiten Sie Notfallpläne für potenzielle Probleme während der Umstellung vor.

Durchführung von Unterstützungs und Schulungsmaßnahmen:

• Schulung der Mitarbeiter:innen: Planen Sie umfassende Schulungen, um die Anpassung an das neue System zu erleichtern.

• Ongoing Support: Gewährleisten Sie eine kontinuierliche Unterstützung durch den Anbieter oder externe Beratungsunternehmen.

Kontinuierliche Bewertung und Optimierung:

• Feedback-Systeme: Implementieren Sie Feedback-Systeme, um von den Nutzer:innen zu lernen und das System kontinuierlich zu verbessern.

• Leistungsüberwachung: Überwachen Sie die Systemleistung regelmäßig, um sicherzustellen, dass das ERP-System den Erwartungen entspricht.

Wie Sie das beste ERP-System auswählen.

Die Auswahl des besten ERP-Systems hängt von mehreren kritischen Faktoren ab, die auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind.

Hier sind wichtige Überlegungen, die Sie bei der Auswahl berücksichtigen sollten:

Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit:

• Flexibilität: Wählen Sie ein System, das sich an verändernde Geschäftsanforderungen anpassen lässt.

• Wachstumspotenzial: Achten Sie darauf, dass das System mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann.

Technologische Kompatibilität:

• Integration: Das ERP-System sollte problemlos mit bestehenden Technologien und Plattformen zusammenarbeiten können.

• Zukunftssicherheit: Entscheiden Sie sich für eine Lösung, die regelmäßige Updates und technologische Weiterentwicklungen bietet.

Kosten-Nutzen-Verhältnis:

• Gesamtbetriebskosten: Berücksichtigen Sie nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch die langfristigen Betriebskosten.

• ROI: Schätzen Sie den Return on Investment basierend auf Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen.

Erfahren Sie hier mehr zur Kosten-Nutzen-Analyse eines ERP Systems.

Unterstützung und Kundenservice:

• Support: Stellen Sie sicher, dass umfassende Supportleistungen und Schulungen Teil des Dienstleistungsangebots sind.

• Kundenerfahrungen: Recherchieren Sie Kundenbewertungen und Fallstudien zum Anbieter.

Erfahren Sie hier tiefergehend, wie Sie das ideale ERP-System für sich auswählen.

Warum DiVA die optimale Wahl ist:

DiVA von MAC IT-Solutions bietet eine umfassende Lösung, die speziell für den E-Commerce und Omnichannel-Handel entwickelt wurde.

Mit seiner Cloud-Fähigkeit auf Basis von Microsoft Dynamics 365 garantiert DiVA eine flexible und zukunftssichere Plattform, die sich durch eine hohe Benutzerfreundlichkeit und starke Performance auszeichnet.

Die Fähigkeit von DiVA, komplexe Handelsprozesse effizient zu managen und die Anforderungen moderner Online- und Omnichannel-Händler zu erfüllen, macht es zur besten Wahl für Unternehmen, die im digitalen Handel führend sein wollen.

Optimierung und kontinuierliche Bewertung nach dem ERP-Wechsel.

Nach der erfolgreichen Implementierung eines neuen ERP-Systems ist eine kontinuierliche Überwachung und Feinabstimmung von entscheidender Bedeutung.

Dadurch wird sichergestellt, dass das System effizient arbeitet und sich an die sich ändernden Bedürfnisse des Unternehmens anpasst.

Fortlaufende Systembewertung:

• Leistungsüberwachung: Regelmäßige Überprüfung der Systemleistung zur Identifikation von Optimierungspotenzial.

• Nutzerfeedback: Einholen und Auswerten von Rückmeldungen der Endbenutzer:innen zur Verbesserung der Systemnutzung und -zufriedenheit.

Anpassungen und Updates:

• Systemanpassungen: Feinjustierung von Funktionalitäten, um die Arbeitsabläufe und Prozesseffizienz zu verbessern.

• Software-Updates: Implementierung neuester Softwareupdates und Technologien, um Sicherheit und Leistungsfähigkeit zu gewährleisten.

Schulung und Support:

• Weiterbildung: Fortlaufende Schulungen für Mitarbeitende zur Sicherstellung der effektiven Nutzung des ERP-Systems.

• Technischer Support: Bereitstellung von zuverlässigem technischen Support zur Behebung von Problemen und zur Unterstützung bei der Systemverwaltung.

Durch diese Maßnahmen kann sichergestellt werden, dass Ihr ERP-System kontinuierlich zur Erreichung der Geschäftsziele beiträgt und effizient auf die dynamischen Anforderungen des Marktes reagiert.