Gerade durch unsere digitalen Transformation sind ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning System) entscheidend, um mittelständische Unternehmen wettbewerbsfähig zu halten.

 

Diese Systeme sind nicht nur Werkzeuge zur Effizienzsteigerung, sondern strategische Instrumente, die maßgeblich zu Wachstum und Erfolg beitragen.

 

Mit diesem Beitrag wollen wir mittelständischen Unternehmen eine Hilfestellung für die Auswahl eines geeigneten ERP Systems an die Hand geben.

 

Das Wichtigste in Kürze:

 

1. Vorteile für den Mittelstand: Verbesserte Prozesseffizienz, erhöhte Datenpräzision, Kostensenkung, Skalierbarkeit und Verbesserung der Kundenbeziehungen.
2. Top-ERP-Systeme: DiVA, SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Odoo, Infor CloudSuite Industrial.
3. Tipps zur Auswahl: Bedarfsanalyse, Budgetplanung, Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit, Integration und Support.
4. Zukunftstrends: Cloud-Technologie, Künstliche Intelligenz, IoT-Integration, erweiterte Datenanalyse und nachhaltige Unternehmensführung.
5. Implementierungsbeispiele: Erfolgreiche Projekte bei GartenHaus GmbH, Lampenwelt GmbH und Horze International GmbH.

 

Was ist ERP-Software?

 

ERP-Software, kurz für “Enterprise Resource Planning”, ist ein umfassendes Tool zur Verwaltung und Automatisierung der verschiedenen Geschäftsprozesse innerhalb eines Unternehmens.

 

Diese Art von Software integriert alle wesentlichen Funktionen, die für den Betrieb und die Verwaltung eines Unternehmens erforderlich sind, in einem einzigen System. Dazu gehören Finanzen, Personalwesen, Fertigung, Lieferkette, und Kundenbeziehungsmanagement/ Customer Relationship Management (CRM).

 

Welche Vorteile bringt ERP Software für den Mittelstand?

 

Die Einführung eines ERP-Systems kann für Unternehmen aller Größen, insbesondere aber für den Mittelstand, erhebliche Vorteile mit sich bringen. Diese Systeme sind nicht nur zentral für die Steigerung der operativen Effizienz, sondern auch entscheidend für die strategische Planung und Entscheidungsfindung.

 

Verbesserte Prozesseffizienz

 

Ein zentraler Vorteil vom ERP-System ist die deutliche Steigerung der Effektivität unternehmensweiter Prozesse. Durch die Automatisierung von alltäglichen Aufgaben wie der Auftragsbearbeitung und der Materialbedarfsplanung reduzieren ERP-Systeme den Zeitaufwand und die Fehlerquote, die bei manuellen Eingriffen entstehen können.

 

Diese Systeme ermöglichen eine nahtlose Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen, wodurch Doppelarbeit vermieden und die Geschäftsabläufe beschleunigt werden.

 

Erhöhte Datenpräzision und Transparenz

 

Ein ERP-System konsolidiert Daten in einem zentralen System, wodurch Unternehmen von einer einheitlichen Datenquelle profitieren. Diese Integration führt zu höherer Datenpräzision und einer umfassenden Transparenz in Echtzeit, was entscheidend ist, um informierte Entscheidungen zu treffen und die Unternehmensleistung zu überwachen.

 

Die Verfügbarkeit von aktuellen, genauen Daten über Finanzen, Kundenbeziehungen, und Inventar ermöglicht es Unternehmen, proaktiv zu handeln und ihre Strategien effektiv anzupassen.

 

Kostensenkung und verbesserte Finanzverwaltung

 

Durch den Einsatz eines ERP-Systems können Unternehmen ihre Kostenstruktur verbessern. Effizientere Prozesse und die zentrale Überwachung von Finanzen und Operationen helfen, unnötige Ausgaben zu erkennen und zu reduzieren.

 

Ein ERP-System bietet zudem fortschrittliche Tools für das Budgetmanagement und die Finanzanalyse, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Finanzflüsse besser zu steuern und die Rentabilität zu maximieren.

 

Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit

 

Ein weiterer wesentlicher Vorteil ist die Skalierbarkeit von ERP-Systemen. Sie können flexibel an die Größe und die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden, was besonders für wachsende mittelständische Unternehmen wichtig ist.

 

Egal ob es um die Expansion in neue Märkte oder die Einführung neuer Produktlinien geht, ein ERP-System kann entsprechend konfiguriert werden, um diese Änderungen zu unterstützen.

 

Verbesserung der Kundenbeziehungen

 

Durch die Integration von CRM-Funktionen in ein ERP-System können Unternehmen ihre Kundenbeziehungen verbessern. Detaillierte Einblicke in Kundenpräferenzen und -verhalten ermöglichen es, personalisierte Erfahrungen zu bieten und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

 

Die zentrale Verwaltung von Kundeninteraktionen und -transaktionen fördert nicht nur die Kundentreue, sondern auch die Effektivität von Marketing- und Verkaufsstrategien.

 

Auf der anderen Seite steht natürlich der Aufwand für die Implementierung eines ERP Systems. Ob sich der Schritt für Sie lohnt untersuchen wir in diesem Beitrag: Ab wann lohnt sich ein ERP?

 

Praxisbeispiele: Erfolgreiche Implementierung unserer ERP Software bei mittelständischen Unternehmen

 

GartenHaus GmbH - DiVA Implementierung

 

Herausforderungen: GartenHaus benötigte ein ERP-System, das ihre wachsenden Anforderungen an kundenspezifischen Vertrieb und komplexe Logistikprozesse unterstützt.

 

• Vorgehen: Die Implementierung folgte dem MAC-Projektvorgehensmodell, das strukturierte Methoden mit Flexibilität kombiniert, um dynamische Branchenanforderungen zu erfüllen. Dazu gehörten Phasen wie Workshops, Setup, Training, Integrationstests und Go-Live.

• Ergebnisse: DiVA ermöglicht nun die vollintegrierte Abbildung aller wesentlichen Handelsprozesse von Einkauf über Verkauf bis hin zu Logistik und Finanzbuchhaltung. Dies verbesserte die Effizienz und reduzierte den manuellen Arbeitsaufwand deutlich.

 

Mehr zur GartenHaus Case Study finden Sie hier.

 

Lampenwelt GmbH - DiVA Implementierung

 

Herausforderungen: Lampenwelt sah sich mit den Grenzen ihres alten Systems konfrontiert und benötigte eine technologische Neuausrichtung für zukünftiges Wachstum.

 

• Vorgehen: Der Schwerpunkt lag auf der Implementierung von DiVA als Herzstück der IT-Landschaft, ergänzt durch zusätzliche Systeme für PIM, ESB und Pricing, um eine flexible und skalierbare Infrastruktur zu schaffen.

• Ergebnisse: Die Implementierung von DiVA zentralisierte alle wesentlichen E-Commerce-Prozesse von Lampenwelt in einem System, verbesserte die Systemperformance und unterstützte das effiziente Handling hoher Auftragszahlen.

 

Weitere Informationen zur Lampenwelt Case Study finden Sie hier.

 

Horze International GmbH - DiVA Implementierung

 

Herausforderungen: Horze benötigte ein leistungsfähiges, skalierbares ERP-System zur Unterstützung seines starken Wachstums und der Internationalisierung.

 

• Vorgehen: DiVA wurde als zentrales ERP-System implementiert, ergänzt durch Integrationen wie Amazon FBA und PIM. Die Umstellung erfolgte größtenteils remote mit einem Fokus auf agilen Projektstrukturen und Kooperationstools.

• Ergebnisse: Die Implementierung von DiVA steigerte die Effizienz im Tagesgeschäft und bei saisonalen Spitzen, ermöglichte eine einfachere Systemwartung und bot durch Multi-PSP und Multi-Zahlarten signifikante Vorteile.

 

Für detailliertere Informationen zur Horze Case Study besuchen Sie bitte hier.

 

Überblick über Top-ERP-Systeme für den Mittelstand: DiVA

 

Unser Hauseigenes E-Commerce ERP DiVA bietet unbegrenzte Artikel und Kundenstammdaten, 500 User live am System und auch mal 50.000 Sendungen pro Tag. DiVA unterstützt Ihr Wachstum, um allen Anforderungen zu bestimmten Situationen – wie z.B. der Black Week – problemlos gerecht zu werden.

 

• Besonders geeignet für: E-Commerce, Retailer, Multi- und Omnichannel Handel

• Stärken: Cloud-basierte Lösung, Echtzeit-Datenzugriff, ausgezeichnete Anpassungsfähigkeit

• Typische Einsatzbereiche: Enterprise Resource Planning System (ERP), Customer Relationship Management (CRM), E-Commerce, Global Business Management, Lagerlogistik & Einkauf

 

SAP Business One

 

• Besonders geeignet für: Fertigung, Dienstleistungen, Einzelhandel

• Stärken: Umfassende Funktionalität, starke Integration, globale Unterstützung

• Typische Einsatzbereiche: Finanzmanagement, Kundenbeziehungsmanagement, Lager- und Produktionsmanagement

 

Microsoft Dynamics 365 Business Central

 

• Besonders geeignet für: Fertigung, Großhandel, professionelle Dienstleistungen

• Stärken: Flexibilität, einfache Skalierbarkeit, nahtlose Integration mit anderen Microsoft-Produkten

• Typische Einsatzbereiche: Finanzen, Supply Chain Management, Vertrieb und Service

 

Odoo

• Besonders geeignet für: Start-ups, kleine bis mittelgroße Unternehmen

• Stärken: Modulare Struktur, benutzerfreundliche Oberfläche, kosteneffizient

• Typische Einsatzbereiche: Fertigung, Inventar, Rechnungsstellung, Projektmanagement

 

Infor CloudSuite Industrial (Syteline)

• Besonders geeignet für: Mittelständische bis große Fertigungsunternehmen

• Stärken: Branchenspezifische Funktionalitäten, starke Fokussierung auf Fertigungsindustrien

• Typische Einsatzbereiche: Komplexes Produktionsmanagement, Finanzmanagement, Kundenmanagement

 

Tipps zur Auswahl der richtigen ERP-Lösung für Unternehmen im Mittelstand:

 

1. Bestimmen Sie Ihre Bedürfnisse: Überlegen Sie, welche speziellen Funktionen Ihr Unternehmen benötigt. Beispielsweise bietet DiVA fortschrittliche Funktionen für E-Commerce-Unternehmen, wie automatisierte Bestellabwicklung und Kundenmanagement, die speziell für die Anforderungen dieser Branche entwickelt wurden.

2. Budgetplanung: Vergleichen Sie die Gesamtkosten verschiedener ERP-Lösungen. Langfristig können Sie durch effiziente Datenverarbeitung und geringere Abhängigkeit von externer IT-Unterstützung langfristig Kosten einsparen.

3. Skalierbarkeit und Flexibilität: Ein ERP-System sollte sich an Unternehmenswachstum anpassen können. Dazu gehört etwa das einfache Hinzufügen und Anpassen von Modulen, was besonders wichtig für expandierende Unternehmen macht.

4. Benutzerfreundlichkeit: Ein intuitives Benutzerinterface reduziert Schulungsaufwand und steigert die Produktivität.

5. Integration mit bestehenden Systemen: Wichtig ist die Kompatibilität mit Ihrer aktuellen Software-Landschaft. DiVA bietet robuste Integrationstools, die eine nahtlose Verbindung zu anderen Systemen wie CRM und Finanzsoftware ermöglichen.

6. Support und Kundenservice: Ein zuverlässiger Kundenservice ist entscheidend für die reibungslose Nutzung eines ERP-Systems. Probleme müssen schnell & effizient gelöst werden.

 

Die Zukunft der ERP-Systeme

 

In einer sich rasant entwickelnden Geschäftswelt ist die Zukunft der ERP-Systeme eng mit technologischen Fortschritten und den sich wandelnden Anforderungen mittelständischer Unternehmen verbunden.

 

Die Weiterentwicklung der ERP-Lösung wird zunehmend durch Trends wie Cloud-Technologie, Künstliche Intelligenz (KI), und die Integration von fortgeschrittenem Datenmanagement geprägt.

 

Integration von Künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen

 

Zukünftige ERP-Systeme werden verstärkt KI-Technologien einsetzen, um Prozesse weiter zu automatisieren und die Entscheidungsfindung zu verbessern.

 

DiVA setzt verstärkt auf KI-Technologien, um Automatisierung zu fördern und Entscheidungsprozesse zu optimieren. Insbesondere in der Supply Chain und in der Finanzbuchhaltung verbessert DiVA durch KI-gestützte Prozesse die Effektivität und Genauigkeit, wodurch kritische Geschäftsprozesse erheblich gestärkt werden.

 

Verstärkte Nutzung von Cloud-ERP-Systemen

 

Cloud-ERP-Lösungen bieten Flexibilität, Skalierbarkeit und Kosten, was sie besonders attraktiv für den Mittelstand macht. Die Möglichkeit, ERP-Software als Service (SaaS) zu nutzen, minimiert die IT-Aufwände und erlaubt Unternehmen, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren, statt auf die Wartung von IT-Infrastrukturen. Zudem ermöglicht der Cloud-Zugang eine bessere Zusammenarbeit zwischen verteilten Teams und Standorten.

 

Erweiterte Anpassungsfähigkeit und Modularität

 

Die Anforderungen von Unternehmen entwickeln sich ständig weiter, und ERP-Anbieter reagieren darauf mit flexibleren und modular aufgebauten Systemen.

 

Die stetige Weiterentwicklung von Unternehmensanforderungen wird von DiVA durch flexible und modulare Systemstrukturen unterstützt. Unternehmen können gezielt Funktionen wählen und bei Bedarf neue Module hinzufügen, ohne in überdimensionierte Systeme investieren zu müssen.

 

Verbesserung der Datenanalyse und Berichterstattung

 

Mit der Zunahme der Datenmenge wird die Fähigkeit von ERP-Systemen, komplexe Daten effektiv zu analysieren und umsetzbare Erkenntnisse zu liefern, immer wichtiger. Fortgeschrittene Analytik-Tools, die in ERP-Systeme integriert sind, können helfen, Trends zu erkennen, die Leistung zu überwachen und strategische Entscheidungen zu unterstützen.

 

Förderung der nachhaltigen Unternehmensführung

 

Angesichts globaler Herausforderungen wie dem Klimawandel rücken nachhaltige Geschäftspraktiken zunehmend in den Fokus. Zukünftige ERP-Systeme könnten Funktionen enthalten, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Umweltauswirkungen zu überwachen und zu verwalten, beispielsweise durch die Optimierung von Ressourcennutzung und Energieverbrauch.

 

Mehr zur aktuellen Entwicklung finden Sie auch heir: Aktuelle ERP Trends 2024

 

Personalisierung und Benutzererfahrung in ERP-Systemen

 

Moderne ERP-Systeme legen einen großen Wert auf Personalisierung und Benutzererfahrung, um die Akzeptanz und Effektivität im Unternehmensalltag zu maximieren. Die Anpassung der Benutzeroberfläche und die Verfügbarkeit von benutzerdefinierten Dashboards ermöglichen es jedem Mitarbeiter, die Informationen schnell und effizient zu erfassen, die für seine spezifischen Aufgaben wichtig sind.

 

Dies verbessert nicht nur die Produktivität, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter, da die ERP-Software an ihre individuellen Bedürfnisse und Präferenzen angepasst werden kann.

 

Integration von ERP und Internet der Dinge (IoT)

 

Die Integration des Internet der Dinge (IoT) mit einem ERP-System eröffnet neue Möglichkeiten für die Automatisierung und Datenerfassung in Echtzeit. IoT-Geräte wie Sensoren und Smart Devices können nahtlos mit ERP-Systemen verbunden werden, um Daten direkt von der Produktionslinie, aus dem Lager oder in Echtzeit vom Versand zu erfassen.

 

Diese Informationen können für eine verbesserte Bestandskontrolle, präzisere Lieferkettenmanagement und proaktive Wartungsarbeiten genutzt werden, was die Effektivität steigert und die Betriebskosten senkt.

 

Datensicherheit und Datenschutz im modernen ERP-System für den Mittelstand

 

In einer Zeit, in der Datensicherheit und Datenschutz von größter Bedeutung sind, bieten moderne ERP-Systeme fortschrittliche Sicherheitsfunktionen, um die Integrität und Vertraulichkeit von Unternehmensdaten zu gewährleisten.

 

Mit Funktionen wie rollenbasierter Zugriffskontrolle, Datenverschlüsselung und regelmäßigen Sicherheitsaudits helfen diese Systeme, die Compliance mit globalen Datenschutzstandards zu sichern und schützen sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff und Cyberangriffen.

 

Auswirkungen vom ERP-System auf die Unternehmenskultur

 

Die Implementierung eines ERP-Systems kann einen tiefgreifenden Einfluss auf die Unternehmenskultur haben. Es fördert eine Kultur der Transparenz und Zusammenarbeit, indem es Abteilungsgrenzen abbaut und eine einheitliche Sicht auf Informationen ermöglicht.

 

Dies kann zu einer stärkeren Abstimmung der Ziele führen und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams und Abteilungen verbessern. Zudem unterstützt die einheitliche Datenbasis die Etablierung von gerechten und leistungsorientierten Bewertungssystemen.

 

Vergleich von On-Premise und Cloud-ERP-System: Vor- und Nachteile

 

On-Premise- und Cloud-ERP-Systeme bieten jeweils spezifische Vorteile und Herausforderungen. Während On-Premise-Lösungen mehr Kontrolle und möglicherweise erhöhte Sicherheit bieten, sind sie oft mit höheren initialen Kosten und laufendem Wartungsaufwand verbunden. Cloud-ERP-Systeme hingegen bieten Flexibilität, Skalierbarkeit und geringere Vorabkosten.

 

Sie sind ideal für Unternehmen, die schnelles Wachstum erwarten oder die keine umfangreiche IT-Infrastruktur unterhalten wollen. Die Entscheidung zwischen diesen Optionen hängt von vielen Faktoren ab, einschließlich der Unternehmensgröße, der Branchenspezifität und der strategischen Ausrichtung des Unternehmens.

 

Fazit

 

Die Auswahl des richtigen ERP-Systems kann für mittelständische Unternehmen eine transformative Wirkung haben. Es lohnt sich, die notwendige Zeit zu investieren, um ein System zu wählen, das den spezifischen Anforderungen und Zielen des Unternehmens entspricht.