ERP im Vertrieb: Mehr Effizienz und bessere Kundenerfahrung.
Diesen Artikel teilen:
Im heutigen Geschäftsumfeld, in dem viele Prozesse online stattfinden, müssen Vertriebsprozesse so effizient wie möglich gestaltet werden, um den hohen Anforderungen gerecht zu werden. Hierbei spielen ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) eine immer entscheidendere Rolle, denn sie bieten weit mehr als nur eine Datenplattform – sie sind der zentrale Dreh- und Angelpunkt für Automatisierung und Optimierung im Vertrieb.
Doch was bedeutet das konkret? Wie kann ein ERP-System Vertriebsprozesse nicht nur unterstützen, sondern auch optimieren und automatisieren?
Das Wichtigste in Kürze:
Zentrale Datenplattform: Alle kundenrelevanten Informationen werden an einem Ort gespeichert, was eine 360°-Sicht auf den Kunden ermöglicht.
Prozessautomatisierung: Routineaufgaben wie Angebotsmanagement und Preisberechnung werden durch die Nutzung einer ERP-Lösung automatisiert, was die Effizienz und Genauigkeit steigert.
Verkaufsprognosen: Durch präzise Vorhersagen können Vertriebsaktivitäten und -ressourcen besser gesteuert werden.
Omnichannel-Strategien: Es werden verschiedene Vertriebskanäle integriert, um eine konsistente Kundenerfahrung zu gewährleisten.
Echtzeitanalysen: Vertriebsleiter:innen haben jederzeit Zugang zu aktuellen KPIs und Verkaufszahlen, um schnelle Entscheidungen zu treffen.
Kundenbeziehungen: Die Kundenbindung wird durch personalisierte und automatisierte Kundenansprache verbessert.
Die Rolle einer ERP Lösung im Vertrieb.
Eine ERP-Lösung kann eine entscheidende Rolle für den Vertrieb eines Unternehmens spielen, da sie alle wichtigen Prozesse zentralisiert und optimiert. Warum dies so ist, verdeutlichen die folgenden sechs Punkte.
1. Zentrale Datenplattform für eine 360°-Sicht auf den Kunden.
Eine der wichtigsten Rollen, die ein ERP-System im Vertrieb spielt, ist die zentrale Sammlung und Bereitstellung aller Kundendaten.
Vertriebsteams haben oft mit verteilten Informationen zu kämpfen – Kundendaten sind in verschiedenen Systemen gespeichert, was zu Verzögerungen und Ungenauigkeiten führt. Eine
ERP-Software bietet hier Abhilfe: Es integriert alle kundenrelevanten Daten (z. B. Kontaktdaten, Kaufhistorien, Rechnungen, Support-Anfragen) in einer zentralen Plattform. Dies schafft eine 360°-Sicht auf den Kunden, die es dem Vertrieb ermöglicht, maßgeschneiderte Lösungen und Angebote zu erstellen.
Durch diese zentrale Sicht auf den Kunden können Vertriebsteams gezielter arbeiten, da sie alle Informationen an einem Ort haben und so auch Potenziale für Cross-Selling und Up-Selling besser erkennen können.
2. Effizienzsteigerung durch Prozessautomatisierung.
Eine weitere wichtige Rolle einer ERP-Software im Vertrieb ist die Automatisierung von Routineaufgaben. Zu diesen gehören beispielsweise die folgenden:
Automatisiertes Angebotsmanagement: Vertriebsmitarbeiter und -mitarbeiterinnen müssen häufig Angebote erstellen und anpassen. ERP-Systeme können standardisierte Angebote automatisch auf Basis der Kundenhistorie und aktuellen Lagerbeständen generieren. Dadurch wird der Prozess beschleunigt und gleichzeitig präziser.
Automatische Preisberechnung und Rabatte: Komplexe Preisstrukturen und Rabatte, die auf Mengen, Kundengruppen oder Sonderaktionen basieren, können in ERP-Systemen automatisch abgebildet werden. Diese Systeme berechnen Rabatte, Sonderpreise und andere Konditionen auf der Grundlage vordefinierter Regeln, was für konsistente Preisgestaltung der angebotenen Produkte sorgt.
3. Vertriebsplanung und Verkaufsprognosen.
Ein wesentlicher Faktor für einen erfolgreichen Vertrieb ist eine präzise Planung. Absatzprognosen spielen dabei eine entscheidende Rolle, und ERP-Systeme bieten hierfür leistungsfähige Werkzeuge. Durch die Analyse historischer Verkaufsdaten und aktueller Markttrends ermöglicht ERP-Software präzise Vorhersagen über zukünftige Verkäufe. Dadurch können Unternehmen ihre Vertriebsaktivitäten besser steuern und sicherstellen, dass sowohl Lagerbestände als auch Ressourcen effizient genutzt werden.
Darüber hinaus kann ein ERP-System auf Basis von Verkaufsprognosen automatisierte Empfehlungen für zukünftige Vertriebsstrategien geben. So kann es zum Beispiel vorschlagen, welche Produkte vermehrt beworben oder zu welchen Zeitpunkten bestimmte Marketingaktionen durchgeführt werden sollten, um die Kunden optimal anzusprechen.
4. Unterstützung von Omnichannel-Strategien.
Für viele Unternehmen, insbesondere im E-Commerce, ist der Vertrieb über mehrere Kanäle – sei es online, stationär oder über Partner – ein wichtiger Erfolgsfaktor. Eine ERP-Lösung integriert diese unterschiedlichen Kanäle und stellt sicher, dass der Vertrieb reibungslos abläuft, unabhängig davon, über welchen Kanal ein Kunde mit dem Unternehmen interagiert.
Beispielsweise können Online-Bestellungen nahtlos mit stationären Verkäufen verknüpft werden, sodass ein einheitliches Kundenprofil und eine konsistente Bestellhistorie gepflegt werden. Dies erleichtert nicht nur den Überblick über die gesamten Vertriebsaktivitäten, sondern sorgt auch dafür, dass Kunden kanalübergreifend eine einheitliche Erfahrung machen.
5. Vertriebscontrolling und Echtzeitanalysen.
Ein ERP-System liefert dem Vertrieb Echtzeiteinblicke in wichtige Kennzahlen und KPIs (Key Performance Indicators). So können Vertriebsleiter:innen jederzeit auf aktuelle Verkaufszahlen, Margen, Conversion Rates oder die Performance einzelner Mitarbeitender zugreifen.
Dieser Echtzeit-Zugriff auf Daten ermöglicht es, schnell auf aktuelle Marktentwicklungen und Geschäftsprozesse zu reagieren und die Strategien des Vertriebs anzupassen. Auch das Controlling wird erleichtert, da Berichte und Analysen automatisiert und auf Knopfdruck erstellt werden können. Dies verschafft dem Vertrieb nicht nur einen klaren Wettbewerbsvorteil, sondern sorgt auch für eine höhere Flexibilität.
6. Optimierung der Kundenkommunikation.
Ein weiterer Bereich, in dem ERP-Systeme ihre Stärken im Vertrieb beweisen, ist die Verbesserung der Kundenbeziehungen und der Kundenkommunikation.
Durch die Integration von CRM-Funktionalitäten in das ERP-System können Vertriebsteams in Abstimmung mit dem Kundenservice individuell auf Kundenbedürfnisse eingehen und die Kommunikation personalisieren.
Automatisierte E-Mail-Kampagnen, Follow-ups nach Käufen oder Angebote, die genau auf die Kundenbedürfnisse zugeschnitten sind, werden durch das ERP-System mit CRM Modul unterstützt.
Integration von ERP- und CRM-Funktionen - Vorteile für den Vertrieb.
Die Integration von ERP- (Enterprise Resource Planning) und CRM-Funktionen (Customer Relationship Management) bietet zahlreiche Vorteile für den Vertrieb, da beide Systeme nahtlos zusammenarbeiten, um Informationen zu zentralisieren, Prozesse zu automatisieren und die Produktivität der Vertriebsmitarbeiter und -mitarbeiterinnen zu steigern.
Hier sind die wichtigsten Vorteile einer solchen Integration:
Zentralisierung von Kunden- und Geschäftsdaten.
Eine der größten Herausforderungen im Vertrieb ist der Umgang mit verstreuten Daten. Durch die Integration von CRM und ERP erhalten Vertriebsmitarbeiter und -mitarbeiterinnen eine zentrale Datenbasis, die sowohl Kundeninformationen (aus dem CRM) als auch finanzielle, logistische und betriebliche Daten (aus dem ERP) enthält.
Effizienteres Kundenmanagement und -service.
Durch die Verknüpfung von CRM- und ERP-Daten kann der Vertrieb nahtloser und persönlicher mit Kunden kommunizieren. Zwei konkrete Vorteile dieser Integration sind:
Personalisierte Angebote: Mit den CRM-Daten über Kundenbedürfnisse und den ERP-Daten zu Preisen und Lagerbeständen können personalisierte Angebote und maßgeschneiderte Lösungen erstellt werden.
Schnellere Bearbeitung von Anfragen: Vertriebsmitarbeiter und -mitarbeiterinnen können in Echtzeit auf den Bestellstatus, die Lagerverfügbarkeit und Rechnungsinformationen zugreifen und Kundenanfragen so schneller und präziser beantworten.
Optimierte Auftrags- und Angebotsverwaltung.
Durch die Integration von CRM und ERP kann der gesamte Prozess der Angebotserstellung und Auftragsabwicklung im Unternehmen optimiert werden:
Automatisierte Angebotserstellung: Basierend auf Kundendaten aus dem CRM-Modul und Produkt- sowie Preisdaten aus dem ERP können Angebote automatisch erstellt und schnell an den Kunden übermittelt werden.
Effiziente Auftragsbearbeitung: Sobald ein Angebot angenommen wird, kann der Auftrag direkt im ERP-System bearbeitet werden. Dies reduziert manuelle Eingriffe und sorgt für eine reibungslose und fehlerfreie Bestellabwicklung.
Bessere Verkaufsprognosen und strategische Planung.
Die Integration von ERP-Systemen und CRM-Funktionalitäten ermöglicht es dem Vertrieb, präzisere Verkaufsprognosen zu erstellen und strategische Entscheidungen besser zu planen:
Verknüpfung von Vertriebsdaten mit Geschäftsprozessen: CRM-Daten zu geplanten Verkaufschancen und Pipeline-Aktivitäten können mit ERP-Daten zu Lagerbeständen, Lieferketten und Produktionskapazitäten abgeglichen werden. Dies ermöglicht eine genauere Einschätzung, wann und welche Produkte in welchen Mengen verfügbar sein werden.
Bessere Ressourcenzuordnung: Mit einer integrierten Sicht auf Verkaufschancen und aktuelle Geschäftsprozesse können Vertriebsleiter:innen Ressourcen (wie Personal, Marketingbudgets oder Lagerkapazitäten) effizienter zuteilen.
Automatisierung und Reduzierung manueller Prozesse.
Durch die Integration von CRM- und ERP-Systemen werden viele manuelle Arbeitsschritte überflüssig, da Informationen nicht mehr manuell zwischen den Systemen hin- und hergeschoben werden müssen. Das reduziert Fehler und erhöht die Geschwindigkeit.
Außerdem können Angebote, Bestellungen und Rechnungen automatisch erstellt und versendet werden. Auch Folgeprozesse wie Erinnerungen an ausstehende Zahlungen oder Nachfassaktionen nach einem Verkauf können automatisiert werden.
In diesem Artikel wird die Integration von ERP und CRM näher betrachtet.
Die Funktionen einer ERP-Software für den Vertrieb.
Ein ERP-System hilft dabei, Daten zu zentralisieren, manuelle Aufgaben zu automatisieren und Vertriebsaktivitäten effizient zu gestalten. Hier sind die wichtigsten Funktionen, die ein ERP für den Vertrieb bieten sollte:
Zentrale Kunden- und Kontaktverwaltung.
Ein gutes ERP bietet eine umfassende Verwaltung aller Kunden- und Kontaktdaten. Dies ermöglicht es Vertriebsmitarbeiter und -mitarbeiterinnen, jederzeit auf die wichtigsten Informationen, wie z. B. die Kaufhistorie, den Zahlungsstatus und die offene Bestellungen zuzugreifen.
Verkaufsprognosen und Berichte.
ERP-Systeme bieten wertvolle Funktionen für die Erstellung von Verkaufsprognosen und die strategische Planung. Vertriebsmitarbeiter und -mitarbeiterinnen erhalten Echtzeitzugriff auf wichtige Daten wie Verkaufszahlen, Auftragsvolumen und Lagerbestände, was ihnen hilft, fundierte Entscheidungen zu treffen. Gleichzeitig ermöglichen Berichte und Dashboards eine kontinuierliche Überwachung der Vertriebsleistung.
Preisgestaltung und Rabatte.
Ein ERP-System sollte flexible Preis- und Rabattfunktionen bieten. Dies ermöglicht die Erstellung dynamischer Preislisten, die je nach Kundengruppe, Bestellvolumen oder Sonderaktionen angepasst werden können. So bleibt die Preisgestaltung konsistent und transparent, ohne dass Vertriebsteams manuell eingreifen müssen.
Integration von Marketing und Vertrieb.
Die Integration von Vertriebs- und Marketingaktivitäten innerhalb eines ERP-Systems ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen. Verkaufschancen und Leads können nahtlos in Marketingkampagnen überführt werden, während der Vertrieb gleichzeitig auf Kampagnendaten zugreift, um gezielte Angebote zu machen.
Vertriebscontrolling und Mobile Verfügbarkeit.
ERP-Systeme unterstützen das Vertriebscontrolling, indem sie Echtzeitanalysen und KPIs bereitstellen. So können Vertriebsleiter:innen die Leistung ihrer Teams überwachen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen. Gleichzeitig ist der mobile Zugriff auf ERP-Daten für Vertriebsmitarbeiter und -mitarbeiterinnen im Außendienst unerlässlich, um auch unterwegs immer auf dem neuesten Stand zu sein.
Omnichannel-Integration und Multichannel-Vertrieb.
Im E-Commerce sollte ein ERP-System in der Lage sein, den Multichannel-Vertrieb zu unterstützen. Das bedeutet, dass Verkäufe über verschiedene Plattformen (z. B. Online-Shop, stationärer Handel) integriert und zentral gesteuert werden können. So wird sichergestellt, dass der Kunde überall die gleiche Erfahrung macht und der Vertriebsprozess reibungslos abläuft.
DiVA als ERP-Allrounder für Ihr smartes Business.
DiVA ist als ERP-Backend konzipiert und unterstützt die Integration aller Verkaufskanäle wie Webshop, Marktplätze, Filiale, mobile Applikationen, telefonischer Verkauf, Katalog oder Newsletter. Kanalübergreifende Funktionen wie Click&Collect oder Click&Reserve sind ebenfalls implementiert.
Außerdem unterstützt DiVA Ihre internationale Expansion, indem die Software alle Anforderungen an Mehrsprachigkeit und Multiwährung, an Multimandanten- und Multilabelfähigkeit für Sie bereithält.
Zudem sieht Ihr Team im Kundenservice auf einen Blick alle Informationen rund um die Endkund:innen, um diese umfassend beraten zu können. Dank CTI-Integration und der sehr komfortablen Kundensuche sind alle Informationen direkt zugänglich.
Lesen Sie hier noch mehr zu DiVA als optimale ERP-Lösung für Ihren Vertrieb.
Fazit.
Ein modernes ERP-System für den Vertrieb muss mehr können als nur Daten zu verwalten. Es automatisiert Schlüsselprozesse wie Auftragsbearbeitung und Absatzprognosen, integriert CRM- und Marketing-Tools und bietet Echtzeiteinblicke in die Vertriebsleistung. Unternehmen, die diese Funktionen nutzen, können effizienter arbeiten, personalisierte Angebote erstellen und letztendlich ihren Umsatz steigern, während sie gleichzeitig ihre Kundenbeziehungen verbessern.
