Die Einführung eines Enterprise Resource Planning (ERP)-Systems ist eine fundamentale Entscheidung für Unternehmen, die ihre Prozesseffizienz steigern und einen nahtlosen Informationsfluss gewährleisten möchten.

 

In diesem Leitfaden erläutern wir Ihnen die wichtigsten Phasen einer ERP-Einführung, die Vorbereitungen und die Entscheidungspunkte, die Sie auf diesem Weg beachten sollten.

 

Die Einführung eines ERP-Systems (Enterprise Resource Planning) ist für Unternehmen jeder Größe von entscheidender Bedeutung, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und Wettbewerbsvorteile zu erzielen.

 

Ein ERP-System integriert verschiedene Funktionen wie Finanzen, Personal, Produktion und Vertrieb in einer einzigen, kohärenten Softwareumgebung, wodurch der Informationsfluss verbessert und Entscheidungsprozesse beschleunigt werden.

 

Die Kurzfassung:

 

  1. Phasen der ERP-Einführung: Planung & Systemauswahl, Setup & Entwicklung, Training, Testing, Cut-over & Go-live, Stabilisierung & Optimierung.
  2. Planung & Systemauswahl: Gründliche Analyse der Geschäftsprozesse, Zieldefinition, Erstellung eines detaillierten Projektplans, Bewertung der technischen Eignung und Integration.
  3. Setup & Development: Einrichtung des Systems, Datenmigration, Anbindung von Fremdsystemen.
  4. Training: Schulung der Key-User:innen, die als Multiplikatoren fungieren.
  5. Testing: Systemtests, Integrationstests, User Acceptance Testing (UAT).

 

Warum ist ein ERP-System unerlässlich?

 

ERP-Systeme ermöglichen eine zentrale Datenspeicherung, wodurch Doppelarbeit vermieden und die Datenintegrität erhöht wird.

 

Dies führt zu verbesserten Analysen und Berichten, die es Entscheidungsträgern ermöglichen, fundierte Entscheidungen schneller zu treffen. Die Automatisierung von Routineaufgaben reduziert Fehler und steigert die Effizienz. Erfahren Sie hier mehr: Vorteile von ERP-Systemen im Mittelstand.

 

Die 6 allgemeinen Phasen der ERP Einführung.

 

Die Einführung eines ERP-Systems lässt sich in 6 grundlegende Phasen gliedern, die jeweils entscheidend für den Erfolg des Gesamtprojekts sind.

 

Jede Phase hat spezifische Ziele und Herausforderungen, die sorgfältig geplant und umgesetzt werden müssen, um die betriebliche Effizienz zu maximieren und den reibungslosen Betrieb sicherzustellen.

 

Im Folgenden führen wir Sie durch die Vorbereitung und Planung, die Auswahl des richtigen Systems, die Implementierung, die Schulung und den Live-Gang bis hin zur Optimierung nach dem Go-live, um ein umfassendes Verständnis dieser komplexen Prozesse zu ermöglichen.

 

1. Planung & Systemauswahl.

 

Eine gründliche Planung und die richtige Systemauswahl sind entscheidend für den Erfolg Ihres ERP-Projekts. Die Planung umfasst die Analyse Ihrer Geschäftsprozesse, Zieldefinition und Erstellung eines Projektplans.

 

Bei der Systemauswahl werden technische Eignung, Integration in Ihre IT-Infrastruktur und Kosten-Nutzen-Verhältnis bewertet, um die beste ERP-Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

 

Ist-Analyse.

 

Die Ist-Analyse umfasst eine detaillierte Untersuchung Ihrer aktuellen Geschäftsprozesse und IT-Systeme. Es ist wichtig, Datenflüsse zu verfolgen, Benutzerinteraktionen zu beobachten und Systemintegrationen zu bewerten.

 

Dies hilft nicht nur, Schwachstellen zu identifizieren, sondern auch, die Anforderungen an das neue ERP-System genau zu definieren.

 

Zieldefinition.

 

Bei der Festlegung der Ziele ist es wichtig, spezifische, messbare, erreichbare, relevante und terminierte (SMART) Ziele zu definieren. Diese Ziele sollten sowohl kurz- als auch langfristige Erwartungen an das ERP-System beinhalten.

 

Erstellung des Projektplans.

 

Der Projektplan sollte detaillierte Zeitpläne für jedes Projektsegment enthalten. Dazu gehören Zeitpläne für die Auswahl der ERP-Software, die Implementierungsphasen, Tests und Schulungen.

Die Festlegung klarer Zuständigkeiten und die Zuweisung von Ressourcen sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass jede Phase effizient abläuft und fristgerecht abgeschlossen wird.

 

Systemauswahl.

 

Die Auswahl des richtigen ERP-Systems stellt eine kritische Entscheidung für jedes Unternehmen dar, da es die Effizienz und Flexibilität der zukünftigen Geschäftsprozesse maßgeblich beeinflusst.

Diese Phase erfordert eine sorgfältige Abwägung verschiedener Faktoren und eine umfassende Marktanalyse, um die bestmögliche ERP-Lösung auszuwählen.

 

Technische Eignung.

 

Die technische Eignung des ERP-Systems ist von entscheidender Bedeutung. Sie sollten sicherstellen, dass die ERP-Software über die notwendigen Funktionen verfügt, um Ihre spezifischen Geschäftsprozesse effektiv zu unterstützen.

 

Dazu gehört die Fähigkeit, große Datenmengen zu verarbeiten, eine intuitive Benutzeroberfläche zu bieten und nahtlos mit anderen verwendeten Technologien zu interagieren.

 

Integration in die IT-Infrastruktur.

 

Ein weiterer entscheidender Aspekt ist die Kompatibilität des ERP-Systems mit Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur. Die ERP-Lösung sollte sich ohne umfangreiche Anpassungen in Ihre bestehende Technologielandschaft integrieren lassen und eine reibungslose Datenmigration ermöglichen.

 

Achten Sie darauf, dass das System skalierbar ist und mit dem Wachstum Ihres Unternehmens mithalten kann.

 

Marktanalyse und Anbieterbewertung.

 

Eine gründliche Marktanalyse ist unerlässlich, um die verschiedenen verfügbaren ERP-Anbieter und ihre Angebote zu verstehen. Vergleichen Sie die Stärken und Schwächen der verschiedenen ERP-Lösungen, berücksichtigen Sie Kundenbewertungen und suchen Sie nach Anbietern mit branchenspezifischer Erfahrung.

 

Kosten-Nutzen-Analyse.

 

Bewerten Sie die Gesamtkosten des ERP-Systems, einschließlich der Anschaffungskosten, der Implementierungskosten, der laufenden Betriebskosten, der Wartungskosten und der möglichen Kosten für zukünftige Upgrades.

 

Stellen Sie diese Kosten den erwarteten Vorteilen gegenüber, z. B. der gesteigerten Effizienz, der verbesserten Datenanalyse und den optimierten Geschäftsprozessen. Eine Lösung wie DiVA von MAC IT Solutions stellt hierbei eine besonders vorteilhafte Option dar, da sie umfassende Funktionen und eine hohe Anpassungsfähigkeit bietet.

 

2. Setup und Development.

 

Hier geht es um die konkrete Einrichtung und Realisierung der Anforderungen innerhalb Ihres Systems, die erforderliche Datenmigration aus Altsystemen und die Anbindung von Fremdsystemen.

 

Einrichtung des ERP-Systems.

 

  • Installation der ERP-Software: Der erste Schritt in dieser Phase ist die Installation der ERP-Software auf den entsprechenden Servern und Systemen des Unternehmens. Dies erfordert eine sorgfältige Vorbereitung der IT-Infrastruktur, um Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden und eine reibungslose Inbetriebnahme zu gewährleisten.

  • Systemkonfiguration: Nach der Installation folgt die Konfiguration des ERP-Systems, um es an die spezifischen Anforderungen und Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens anzupassen. Dies umfasst die Einrichtung von Benutzerrollen, Zugriffsrechten, Workflows und Geschäftslogiken, die das tägliche Arbeiten mit dem System definieren werden.

 

Datenmigration.

 

  • Datenextraktion: Die Datenmigration beginnt mit der Extraktion der relevanten Daten aus den bestehenden Altsystemen. Dieser Schritt erfordert eine gründliche Analyse der bestehenden Datenquellen, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Daten vollständig und korrekt extrahiert werden.

  • Datenbereinigung: Vor der Übertragung der Daten ins neue System ist eine gründliche Bereinigung erforderlich, um die Qualität und Integrität der Daten sicherzustellen. Dies beinhaltet das Entfernen von Duplikaten, das Korrigieren von Fehlern und das Vereinheitlichen von Datenformaten.

  • Datenumwandlung: Die Daten müssen in ein Format umgewandelt werden, das vom neuen ERP-System verarbeitet werden kann. Dies kann die Anpassung von Datenstrukturen und -formaten beinhalten, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt importiert werden können.

  • Datenübertragung: Schließlich werden die bereinigten und umgewandelten Daten ins neue ERP-System übertragen. Dieser Schritt muss sorgfältig geplant und durchgeführt werden, um Datenverluste oder -korruption zu vermeiden.

 

Anbindung von Fremdsystemen.

 

  • Schnittstellenentwicklung: Die Integration des ERP-Systems mit anderen bestehenden Systemen im Unternehmen ist ein entscheidender Schritt. Dies umfasst die Entwicklung und Einrichtung von Schnittstellen, die einen nahtlosen Datenaustausch zwischen dem ERP-System und anderen Anwendungen ermöglichen.

  • Testen der Integration: Nach der Einrichtung der Schnittstellen müssen umfangreiche Tests durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt und in Echtzeit zwischen den Systemen ausgetauscht werden. Dies hilft, potenzielle Probleme frühzeitig zu identifizieren und zu beheben.

  • Optimierung der Integration: Basierend auf den Testergebnissen können Anpassungen und Optimierungen vorgenommen werden, um die Effizienz und Zuverlässigkeit der Systemintegration zu maximieren.

 

3. Training.

 

Die Schulung Ihrer Mitarbeitenden im Rahmen der ERP-Einführung ist von entscheidender Bedeutung für den erfolgreichen Einsatz des neuen Systems. Im Train-the-Trainer-Prinzip werden die Key-User:innen Ihrer Fachbereiche intensiv durch unser Team geschult.

 

Diese Schlüsselpersonen fungieren anschließend als Multiplikatoren, die ihr Wissen an andere Endnutzer im Unternehmen weitergeben. Hier ist eine detaillierte Übersicht über diesen Prozess:

 

Auswahl der Key-User:innen.

 

  • Identifizierung: Key-User:innen werden aus verschiedenen Abteilungen ausgewählt, basierend auf ihrem Fachwissen, ihrer Rolle und ihrer Bereitschaft, zusätzliche Verantwortung zu übernehmen.

  • Anforderungen: Key-User:innen sollten über ein tiefes Verständnis der Geschäftsprozesse und eine gewisse IT-Affinität verfügen, um die Schulungsinhalte effektiv aufnehmen und weitergeben zu können.

 

Bedeutung von Key Usern.

 

Key User spielen eine zentrale Rolle im ERP-Einführungsprozess. Sie fungieren als Bindeglied zwischen dem Projektteam und den Endanwendern und stellen sicher, dass die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen der Nutzer:innen berücksichtigt werden.

 

Schulung und Einbindung von Key Usern.

 

  • Basisschulungen: Einführung in die Grundlagen des ERP-Systems, einschließlich Navigation und grundlegender Funktionen.

  • Rollenbasierte Schulungen: Spezifische Schulungen, die auf die verschiedenen Rollen innerhalb des Unternehmens zugeschnitten sind, um sicherzustellen, dass jeder Nutzer/jede Nutzerin versteht, wie er/sie die für ihn/sie relevanten Funktionen des Systems effektiv einsetzen kann.

  • Prozessspezifische Schulungen: Detaillierte Schulungen zu den spezifischen Geschäftsprozessen, die durch das ERP-System unterstützt werden.

 

Vorbereitung auf die Integrationstests.

 

  • Testplanung: Key-User:innen werden in die Planung und Organisation der Integrationstests einbezogen. Sie lernen, wie Testfälle definiert, Testpläne erstellt und Testumgebungen vorbereitet werden.

  • Durchführung von Tests: Praktische Übungen zur Durchführung von Integrationstests werden durchgeführt. Key-User:innen lernen, wie sie Testfälle ausführen, Testergebnisse dokumentieren und auftretende Probleme analysieren.

  • Fehleranalyse und -behebung: Die Schulung umfasst auch die Fehleranalyse und -behebung. Key-User:innen lernen, wie sie auftretende Probleme identifizieren, dokumentieren und gemeinsam mit dem Implementierungsteam Lösungen erarbeiten.

  • Berichterstattung: Key-User:innen werden geschult, wie sie Testergebnisse und Fortschritte effektiv kommunizieren und dokumentieren können. Dies ist entscheidend, um den Überblick über den Testfortschritt zu behalten und sicherzustellen, dass alle Probleme zeitnah gelöst werden.

 

4. Testing.

 

Bevor das ERP-System in den Live-Betrieb übergeht, ist es essenziell, eine umfassende Testphase durchzuführen. Diese Phase gewährleistet, dass das System alle technischen und funktionalen Anforderungen erfüllt und nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integriert wird. Der Ablauf dieser Testphase umfasst mehrere kritische Schritte:

 

Systemtests.

 

  • Umfassende Prüfung: Alle technischen Aspekte des Systems werden gründlich getestet, um sicherzustellen, dass sie wie vorgesehen funktionieren. Dies umfasst die Überprüfung der Systemstabilität, Leistung, Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit.

  • Fehleridentifikation und -behebung: Identifizierte Fehler und Probleme werden dokumentiert, priorisiert und in Zusammenarbeit mit dem Implementierungsteam behoben. Es wird sichergestellt, dass keine kritischen Fehler bestehen, die den Betrieb beeinträchtigen könnten.

  • Last- und Stresstests: Diese Tests prüfen die Systemleistung unter verschiedenen Belastungen, um sicherzustellen, dass es auch bei hoher Nutzungsintensität zuverlässig arbeitet.

 

Integrationstests.

 

  • Datenflussprüfung: Überprüfung, ob das ERP-System korrekt mit anderen betrieblichen Systemen integriert ist und der Datenaustausch reibungslos funktioniert. Dies schließt alle Schnittstellen und Verbindungen zu anderen Anwendungen und Datenquellen ein.

  • Geschäftsprozess-Simulation: Simulation realistischer Geschäftsprozesse, um sicherzustellen, dass die Integration im Tagesgeschäft einwandfrei funktioniert. Dies umfasst die Überprüfung der End-to-End-Prozesse, bei denen mehrere Systeme involviert sind.

  • Fehlerbehebung: Etwaige Integrationsprobleme werden identifiziert, dokumentiert und behoben. Nach Korrekturmaßnahmen werden die Integrationstests erneut durchgeführt, um sicherzustellen, dass alle Probleme gelöst sind.

 

User Acceptance Testing (UAT).

 

  • Testfallentwicklung: Entwicklung spezifischer Testfälle, die reale Geschäftsszenarien und Anforderungen widerspiegeln. Diese Testfälle werden von den Endnutzern durchgeführt, um die praktische Anwendung des Systems zu prüfen.

  • Testdurchführung: Endnutzer testen das System in einer sicheren und kontrollierten Umgebung. Sie prüfen, ob das System ihre Anforderungen erfüllt und benutzerfreundlich ist.

  • Feedback und Anpassungen: Das Feedback der Endnutzer wird gesammelt und analysiert. Identifizierte Probleme und Verbesserungsvorschläge werden dokumentiert und in das System eingearbeitet. Nach den Anpassungen wird der UAT erneut durchgeführt, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt sind.

 

Abschluss der Testphase.

 

  • Testdokumentation: Alle Testergebnisse und Erkenntnisse werden detailliert dokumentiert. Dies umfasst auch die Beschreibung der durchgeführten Tests, identifizierten Probleme und deren Lösungen.

  • Freigabe zum Go-Live: Basierend auf den Testergebnissen und der erfolgreichen Durchführung aller Tests wird eine formelle Freigabe für den Go-Live-Prozess erteilt. Diese Freigabe stellt sicher, dass das System bereit für den operativen Einsatz ist.

 

 

5. Cut-over & Go-live.

 

Die Cut-over- und Go-live-Phase ist der entscheidende Schritt zur Inbetriebnahme des neuen ERP-Systems. Hier wird der Übergang vom alten zum neuen System sorgfältig geplant und durchgeführt, um sicherzustellen, dass der Betrieb reibungslos fortgesetzt wird. Diese Phase umfasst mehrere wichtige Aktivitäten und Aspekte:

 

Cut-over-Planung.

 

  • Analyse und Vorbereitung: Unter Berücksichtigung aller beteiligten Systeme und Organisationen wird eine detaillierte Analyse der notwendigen Schritte durchgeführt. Dies beinhaltet die Identifikation aller betroffenen Geschäftsprozesse, Systeme und Datenquellen.

  • Zeitliche Abfolge: Erstellung eines umfassenden Zeitplans, der die genaue zeitliche Abfolge der einzelnen Aufgaben festlegt. Dieser Plan berücksichtigt die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben und stellt sicher, dass alle Aktivitäten in der richtigen Reihenfolge durchgeführt werden.

  • Rollen und Verantwortlichkeiten: Klare Definition der Rollen und Verantwortlichkeiten aller Beteiligten. Jede Aufgabe wird einer spezifischen Person oder einem Team zugewiesen, um eine reibungslose Durchführung zu gewährleisten.

  • Ressourcenzuweisung: Sicherstellung, dass alle notwendigen Ressourcen, einschließlich Personal, Hardware und Software, rechtzeitig zur Verfügung stehen.

  • Kommunikationsplan: Entwicklung eines Kommunikationsplans, um alle Beteiligten über den Fortschritt und die nächsten Schritte zu informieren. Dies beinhaltet regelmäßige Updates und Meetings zur Überwachung des Fortschritts.

 

Go-Live.

 

  • Einsatz des MAC-Teams: Das MAC-Team (Migration, Activation, Cut-over) wird vor Ort koordiniert, um den Übergang zu unterstützen und sicherzustellen, dass alle Aufgaben planmäßig durchgeführt werden.

  • Überwachung: Kontinuierliche Überwachung des Systems während und nach dem Go-Live, um sofort auf Probleme reagieren zu können. Dies umfasst die Überprüfung der Systemleistung, Datenintegrität und Benutzerinteraktionen.

  • Supportstrukturen: Etablierung von Supportstrukturen, um Nutzer:innen bei Problemen sofortige Hilfestellungen bieten zu können. Dies umfasst die Einrichtung einer Support-Hotline, eines Helpdesks und die Bereitstellung von On-Site-Support.

  • Nutzerfeedback: Sammeln und Analysieren von Nutzerfeedback, um etwaige Probleme schnell zu identifizieren und zu beheben. Regelmäßige Feedbackrunden helfen, die Benutzerzufriedenheit zu überwachen und kontinuierlich zu verbessern.

 

6. Stabilisierung & Optimierung.

 

Die Systemstabilisierung und Prozess-Optimierung nach dem Go-live sind entscheidende Bestandteile, die von unserem erfahrenen Team intensiv begleitet werden.

Es ist unvermeidlich, dass im Live-Betrieb unvorhergesehene Fehler und kurzfristige Prozessanpassungen erforderlich werden.

 

Diese Phase stellt sicher, dass das System stabil bleibt und kontinuierlich verbessert wird, um den Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden.

 

Nachbetreuung und Optimierung.

 

  • Support-Hotline und Helpdesk: Einrichtung von dedizierten Supportkanälen, die schnelle Hilfe bei Problemen bieten. Unser Team steht Ihnen rund um die Uhr zur Verfügung, um sicherzustellen, dass alle Anwenderprobleme zeitnah gelöst werden.

  • Regelmäßige Updates und Wartung: Durchführung von Systemupdates und Wartungsarbeiten, um die Systemleistung zu optimieren und Sicherheit sowie Stabilität zu gewährleisten. Dies umfasst sowohl planmäßige als auch bedarfsgerechte Updates.

  • Weiterbildung und fortlaufende Schulungen: Angebot von weiterführenden Schulungen und Auffrischungskursen, um die Kompetenz der Nutzer:innen zu erhöhen und das Wissen über das System aktuell zu halten. Dies stellt sicher, dass Ihre Mitarbeitenden das ERP-System effektiv nutzen und kontinuierlich neue Funktionen und Best Practices erlernen.

 

Überwachung des Projekterfolgs.

 

Die Überwachung und Bewertung des ERP-Systems nach der Implementierung ist entscheidend, um den langfristigen Erfolg sicherzustellen. Regelmäßige Analysen und Berichte helfen, die Systemleistung zu überwachen und sicherzustellen, dass das System mit den sich ändernden Anforderungen Ihres Unternehmens Schritt hält.

 

Optimierungsstrategien.

 

  • Kontinuierliche Verbesserungen: Entwickeln Sie Strategien zur Verbesserung des ERP-Systems. Dies umfasst regelmäßige Schulungen für die Nutzer:innen, die Analyse von Nutzungsdaten zur Identifikation von Verbesserungspotenzialen und die Anpassung des Systems an neue Geschäftsanforderungen.

  • Nutzerfeedback: Sammeln und analysieren Sie Feedback von den Anwendern, um deren Erfahrungen zu verbessern und das System an ihre Bedürfnisse anzupassen.

  • Proaktive Anpassungen: Ergreifen Sie proaktive Maßnahmen, um potenzielle Probleme zu erkennen und zu beheben, bevor sie den Betrieb beeinträchtigen.

 

Idealtypischer Zeitplan für die ERP-Einführung

 

1. Planung & Systemauswahl

 

Vorbereitungsphase:

 

  • Woche 1-4: Projekt Kick-off und Initialisierung

  • Bildung des Projektteams

  • Festlegung der Projektziele und des Umfangs

  • Erste Stakeholder-Meetings und Einrichtung des Kommunikationsplans

 

Planungsphase:

 

  • Woche 5-12: Anforderungsanalyse und Systemauswahl

  • Detaillierte Ist-Analyse der aktuellen Geschäftsprozesse

  • Definition der Systemanforderungen und Erstellung des Lastenhefts

  • Auswahlverfahren für ERP-Anbieter und Software-Demonstrationen

  • Entscheidung und Vertragsabschluss mit dem gewählten ERP-Anbieter

 

2. Setup und Development

 

  • Woche 13-20: Systemeinrichtung

  • Installation der ERP-Software und Systemkonfiguration

  • Entwicklung und Anpassung von Modulen und Schnittstellen

  • Vorbereitung der IT-Infrastruktur für das neue System

  • Woche 21-28: Datenmigration

  • Datenextraktion und -bereinigung aus den Altsystemen

  • Datenmigration in das neue ERP-System

  • Validierung und Test der migrierten Daten

 

3. Training

 

  • Woche 29-32: Schulung der Key User

  • Entwicklung und Durchführung von Trainingsprogrammen im Train-the-Trainer-Prinzip

  • Schulung der Key User:innen zur Vorbereitung auf die Integrationstests

  • Woche 33-36: Schulung der Endnutzer

  • Durchführung von Basisschulungen für alle Endnutzer:innen

  • Spezifische Schulungen für unterschiedliche Rollen und Geschäftsprozesse

  • Feedback-Runden und Anpassung der Schulungsinhalte

 

4. Testing

 

  • Woche 37-40: Integrationstests und Systemüberprüfung

  • Durchführung umfassender Integrationstests zur Überprüfung der Systemfunktionalität und Sicherheit

  • User Acceptance Testing (UAT) durch die Endnutzer:innen

  • Identifikation und Behebung von Fehlern und Problemen

  • Iterative Anpassungen und Optimierung basierend auf Testergebnissen

 

5. Cut-over & Go-live

 

  • Woche 41-44: Go-Live Vorbereitung und Umsetzung

  • Erstellung eines detaillierten Cut-over-Plans

  • Endgültige Überprüfung des Systems und Freigabe für den Echtbetrieb

  • Go-Live nach einem finalen Go/No-Go-Entscheid

  • Intensive Unterstützung und Überwachung des Systems im Live-Betrieb durch das MAC-Team

 

6. Stabilisierung & Optimierung

 

  • Ab Woche 45: Nachbetreuung und Optimierung

  • Einrichtung von Support-Hotline und Helpdesk für schnelle Hilfe bei Problemen

  • Regelmäßige Updates und Wartungsarbeiten zur Optimierung der Systemleistung

  • Kontinuierliche Schulungen und Auffrischungskurse für die Nutzer:innen

  • Kontinuierliche Überwachung des Systems und Bewertung des Projekterfolgs

  • Entwicklung und Durchführung von Optimierungsstrategien basierend auf Nutzungsdaten und Feedback

 

Dieser Zeitplan ist als Rahmen gedacht und kann je nach spezifischen Bedingungen und Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden.

 

Checklisten und Tipps für den Erfolg.

 

Für die erfolgreiche Einführung eines ERP-Systems ist ein strukturiertes und methodisches Vorgehen unerlässlich.

Die folgende Checkliste und Tipps bieten eine Orientierung, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Aspekte abgedeckt sind und die Implementierung reibungslos verläuft.

 

Checkliste für eine erfolgreiche ERP-Einführung.

 

  • Projektziele klar definieren: Stellen Sie sicher, dass alle Projektziele SMART (spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch, terminiert) sind.

  • Stakeholder-Management: Identifizieren Sie alle Key Stakeholder und halten Sie diese regelmäßig über den Fortschritt des Projekts informiert.

  • Auswahl des ERP-Anbieters: Wählen Sie einen Anbieter, der Erfahrung in Ihrer Branche hat und einen guten Support bietet.

  • Detaillierte Projektplanung: Erstellen Sie einen detaillierten Plan, der Zeitrahmen, Budgets und Ressourcen umfasst.

  • Datenmigration sorgfältig planen: Planen Sie die Datenmigration sorgfältig und führen Sie Tests durch, um Datenverluste zu vermeiden.

  • Umfangreiche Schulungen: Stellen Sie sicher, dass alle Endnutzer:innen ausreichend geschult sind, um das System effektiv zu nutzen.

  • Go-Live sorgfältig vorbereiten: Planen Sie den Go-Live-Termin genau und stellen Sie zusätzliche Unterstützung zur Verfügung.

 

Tipps für eine erfolgreiche ERP-Einführung.

 

  • Flexibilität bewahren: Seien Sie bereit, Pläne anzupassen, wenn während des Projekts unerwartete Herausforderungen auftreten.

  • Kommunikation fördern: Eine offene und regelmäßige Kommunikation innerhalb des Projektteams und mit allen Stakeholdern ist entscheidend für den Erfolg.

  • Risikomanagement: Identifizieren Sie potenzielle Risiken frühzeitig und entwickeln Sie Strategien zu deren Bewältigung.

  • Feedback ernst nehmen: Nutzen Sie das Feedback der Endnutzer:innen, um das System kontinuierlich zu verbessern und anzupassen.

  • Nachbetreuung nicht unterschätzen: Planen Sie ausreichend Ressourcen für die Zeit nach dem Go-Live ein, um sicherzustellen, dass das System stabil läuft und die Nutzer:innen zufrieden sind.

 

Häufig gestellte Fragen zur ERP-Einführung.

 

Hier finden Sie Antworten auf einige der häufigsten Fragen zur Einführung und Implementierung von ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning), um Ihnen ein tieferes Verständnis der Prozesse und Vorteile zu vermitteln.

 

Wie lange dauert eine ERP-Einführung?

 

Die Dauer einer ERP-Einführung kann je nach Größe des Unternehmens, der Komplexität der vorhandenen Systeme und der erforderlichen Integrationstiefe stark variieren.

In der Regel kann die Einführung eines neuen ERP-Systems zwischen sechs Monaten und zwei Jahren dauern.

 

Wesentliche Faktoren, die die Dauer beeinflussen, sind die Planung, die Auswahl des richtigen ERP-Anbieters, die systematische Implementierung und die gründliche Schulung der Mitarbeitenden.

 

Was ist eine ERP-Implementierung?

 

Eine ERP-Implementierung bezieht sich auf den Prozess der Installation und Konfiguration von ERP-Software in einem Unternehmen, um eine integrierte Managementlösung für die verschiedenen Geschäftsprozesse zu schaffen.

 

Diese Implementierung umfasst die Analyse der Anforderungen, die Auswahl der ERP-Lösung, die Datenmigration, die Systemanpassung und die Schulung der Endnutzer:innen.

 

Was versteht man unter einem ERP?

 

ERP ist die Abkürzung für “Enterprise Resource Planning”. Dabei handelt es sich um eine Softwarelösung zur Verwaltung aller wichtigen Geschäftsprozesse eines Unternehmens in einem einzigen integrierten System.

 

Ein ERP-System unterstützt verschiedene Funktionen wie Finanzen, Personal, Produktion, Lagerhaltung und Vertrieb und ermöglicht es Unternehmen, Informationen in Echtzeit unternehmensweit auszutauschen, um Entscheidungen zu optimieren und die Produktivität zu steigern.

 

Warum sollte man ein ERP-System einführen?

 

Die Einführung eines ERP-Systems bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, darunter:

  • Verbesserte Effizienz: Automatisierung von Routineaufgaben und Vereinheitlichung von Daten reduzieren die Zeit und den Aufwand für die Datenverarbeitung.

  • Erhöhte Transparenz: Ein zentrales System bietet einen konsolidierten Blick auf alle Geschäftsaktivitäten, was die Entscheidungsfindung und Berichterstattung verbessert.

  • Skalierbarkeit: ERP-Systeme sind darauf ausgelegt, mit dem Unternehmen zu wachsen und sich an veränderte Geschäftsanforderungen anzupassen.

  • Verbesserte Datenqualität und -genauigkeit: Durch die Reduzierung von Datenduplikaten und die Bereitstellung aktueller Informationen wird die Gesamtqualität der Unternehmensdaten verbessert.

 

Starten Sie jetzt mit DiVA.

 

Die erfolgreiche Einführung eines ERP-Systems ist ein entscheidender Schritt für Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse effizienter gestalten, die Zusammenarbeit verbessern und eine solide Grundlage für zukünftiges Wachstum schaffen wollen.

 

Durch eine sorgfältige Planung, die Auswahl der richtigen ERP-Software und eine strukturierte Implementierung können Unternehmen sicherstellen, dass sie das volle Potenzial ihrer ERP-Investition ausschöpfen.

 

Die MAC IT Solutions ist darauf spezialisiert, Sie bei jedem Schritt des ERP-Implementierungsprozesses zu begleiten. Von der ersten Beratung über die Systemauswahl bis hin zur Implementierung und Nachbetreuung - unser Ziel ist es, Ihnen eine Lösung zu bieten, die nicht nur Ihre aktuellen Anforderungen erfüllt, sondern auch flexibel genug ist, um sich Ihren zukünftigen Geschäftszielen anzupassen. Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf!