Die Corona Pandemie betrifft uns in allen Lebenslagen; vielerorts stand und steht die Zeit gefühlt still. Wiederum andere Dinge laufen weiter: Jan-Hendrik, HR Generalist der MAC, erzählt in einem Interview, wie wir während Corona neue MitarbeiterInnen einstellen.

Wir haben Ende Juli, fast das ganze Jahr wurde durch die Corona Pandemie geprägt. Wie sieht die aktuelle Situation in der MAC aus?

Jan-Hendrik: „Seit Mitte März befindet sich fast die gesamte Belegschaft im Homeoffice. Unser technischer Support und Teile der Verwaltung waren jedoch dauerhaft vor Ort, sodass die Umstellung nahezu reibungslos funktionierte. Inzwischen treffen sich wieder regelmäßig Teams in der MAC und einige Kollegen sind ganz zurückgekehrt. Abstandsregeln und weitere Hygienemaßnahmen können wir so problemlos einhalten.

Wir stellen auch ganz normal weiter ein. Während der Corona-Pandemie haben etwa 10 neue MACler angefangen.“

Im Vergleich zur gesamten Größe des Unternehmens ist das eine gute Quote. Einige Vorstellungsgespräche liefen ja noch in der „Prä-Corona-Zeit“ - Wie liefen die Gespräche ab März?

Jan-Hendrik: „Die Vorstellungsgespräche laufen im Moment komplett online über Microsoft Teams - problemlos soweit. Ich finde das auch nicht schlechter im Vergleich zu einem persönlichen Treffen.

Die Gespräche, sowohl Vorstellungs- als auch Mitarbeitergespräche, sind schon anders, die sind aber qualitativ nicht schlechter; ich glaube sogar, die sind besser.

Denn man hat viele Signale der Kommunikation nicht, weil du online nicht siehst, ob sich die anderen Gesprächsteilnehmer gerade abgestimmt haben oder wer wen gerade anschaut. Bei einem Gespräch mit mehreren Personen kann ich immer nur eine anschauen; bei einem Teams-Call schaut man sich hingegen die ganze Zeit ins Gesicht, denn auf dem Monitor habe ich alle im Blick.“

Auch der Bewerber muss sich für das Unternehmen entscheiden - Bekommen die Bewerber so einen guten Eindruck vom Unternehmen?

Jan-Hendrik: „Über das Feedback der Bewerber kann ich so viel sagen: Bisher haben wir mit allen Bewerbern, mit denen wir Gespräche hatten, ein gutes Verhältnis. Wir bekommen scheinbar alles ganz gut online kommuniziert. Trotzdem lernen wir an der Stelle natürlich auch noch immer dazu und können uns noch verbessern.

In der Regel führen wir zwei Vorstellungsgespräche: Eins mit den Vorgesetzten und eins mit dem Team und der Teamleitung. Das erste Gespräch mit mir und den Vorgesetzten ist vergleichsweise offiziell.

Wenn das vorbei ist und der Bewerber das Team kennenlernt, gehe ich dann auch raus. Die gucken sich das Produkt und die Technik an und können ein bisschen fachsimpeln. In dieser halben Stunde miteinander, in der kein Offizieller dabei ist, versuchen wir dann schon ganz bewusst dem Bewerber ein Gefühl für das Unternehmen zu vermitteln und Nähe herzustellen.“

Hat sich beim Onboarding etwas verändert?

Jan-Hendrik: „Was offline funktioniert, machen wir online jetzt auch. Da gab es kaum Anpassungen. Wir boarden ganz normal weiter on und wir haben das Glück, dass die intensive Einarbeitungszeit mit vielen Präsentationen zu den einzelnen Themen auch online geht. Da hat jetzt jeder Verantwortliche nochmal seine Präsentationen geupdatet und es ging nahtlos in reine Onlineschulungen über.“

Wie liefen denn die ersten Tage bei den Neueinsteigern ab?

Jan-Hendrik: „Erstmal müssen die Neueinsteiger ja mindestens den ersten Tag herkommen und die Hardware abholen. Dieser Tag ist im Prinzip wie vorher auch: Technik ausprobieren, ein Gespräch mit mir über die Geschichte und die Geschichten der MAC.

Dabei geht es auch viel um das neue Team, die wichtigen Erfolge der letzten Jahre und was das Team gemacht hat; Hier passe ich gerade viel an und auch von Studierenden entwickelten Projekte werden umgesetzt (Anm.: Jan-Hendrik begleitet als Co-Dozent das Seminar „Wachstum, Wandel und Organisationsentwicklung“ zu den Themen: Employee Experience Design, Service Design und Design Thinking an der Europa-Universität Flensburg).

Wir besprechen generell die Projekte und das, was wir machen, unseren Leitfaden und die genutzten Tools. Nur der obligatorische Rundgang fällt jetzt natürlich flach. Wenn Dirk Wieland Zeit hat, setzt er sich gerne eine halbe Stunde mit den Neueinsteigern zusammen und erzählt die Geschichte der MAC. Zwar gibt es am ersten Tag so viel neue Informationen, dass davon wohl nur das Wesentliche hängenbleibt, aber direkt am ersten Tag mit dem Chef zu sprechen und willkommen geheißen zu werden, ist natürlich cool.“

Welche Herausforderungen sind dir in der letzten Zeit begegnet?

Jan-Hendrik: „Die Herausforderungen haben eigentlich nichts mit Corona zu tun; die Pandemie macht sie nur noch deutlicher, da waren sie aber vorher schon. Die größte Herausforderung ist, zwischen den Zeilen Infos zu bekommen. Als Neueinsteiger sitze ich zuhause, kann mich zwar konzentrieren, aber die ersten Wochen habe ich ja nicht das Problem, dass ich mich konzentrieren muss, sondern dass ich was mitnehmen muss.

Ein wichtiges Onboarding-Thema bei uns ist, in den ersten Tagen möglichst viel Sicherheit herzustellen. Es ist ganz wichtig am Arbeitsplatz, dass ich mich zurechtfinde, weiß wo ich sitze und mich schnell möglichst wohlfühle.

Aus dieser Sicherheit kann man dann Anknüpfungspunkte finden und in Gespräche mit den Kollegen treten. Das ist, glaube ich, wichtig in den ersten Tagen, möglichst schnell das Gefühl zu vermitteln: Frag! Denn du wirst eh fragen müssen, wir haben kein dickes Handbuch, das du durcharbeiten kannst. Eine Herausforderung ist also die Neueinsteiger schnell in Situationen zu bringen, in denen sie anfangen miteinander zu quatschen – auch mal zwischen den Zeilen.

Beispielsweise hat ein Kollege besonders hervorgehoben, dass seine Teamkollegin sich in den ersten Tagen mit ihm zusammengesetzt und die Geschichte des Teams erzählt hat, die Projekte der letzten Monate und Jahre. Das war für ihn sehr wichtig, weil er dadurch Anknüpfungspunkte hatte, mit denen er weiter ins Gespräch gehen konnte.

In unserer Kaffeeküche passiert das von allein, da quatschen Zwei und man stellt sich dazu. So lernt man das ganze Unternehmen außerhalb des Teams kennen – aber auch das Team an sich. Man bekommt mit, worüber die sich eigentlich unterhalten, welche Themen bei uns wichtig sind. Das ist natürlich online noch mal um einiges schwerer, weil die Kommunikation viel fokussierter ist. Du rufst keinen an, um zu fragen, ob man zusammen vor dem Bildschirm einen Kaffee trinken will. Online ruft man an, weil man ein Problem hat, klärt das und beendet den Call. Diese ganzen Zwischentöne bekommen wir nicht mehr voneinander mit.

Wir haben ein Team, das eine ganze Zeit einfach den Call offen gehabt hat, stundenlang auch wenn einer telefoniert hat. So saß der neue Kollege trotzdem mittendrin und ist dadurch gut reingekommen. Da unsere Teams deutlich kleiner sind als früher, geht das auch während Corona ganz gut. In einem Team sind fünf, sechs Personen, die das Gleiche tun wie du und dich eher im Blick behalten.“

Es ist ja auch eine viel größere Hürde, jemanden anzurufen, wenn man gefühlt nur eine kleine Frage hat, als ihn im Unternehmen anzusprechen, wenn man sieht, der ist gerade aufgestanden, um sich einen Kaffee zu holen - jetzt kann ich „problemlos“ fragen.

Jan-Hendrik: „Es fehlen gerade auch Anhaltspunkte, die du brauchst, um dich selbst auszusteuern. Den Takt der Arbeit bekommst du gerade nicht mit: Wie schnell arbeiten wir eigentlich? Das ist ein Problem für die Berufseinsteiger kann darin bestehen, festzustellen, was eigentlich eine akzeptable Geschwindigkeit ist. Dabei hilft der Scrum-Prozess, oder auch KanBan, damit klar ist, das To-do dauert so und so lange und die Leute machend das auch tatsächlich in dieser Zeit fertig.

Ganz viel bekommt man mit, indem man Leuten über die Schulter schaut, z.B. beim Pair Programming. Das wird auch bei uns immer mehr, weil die Kollegen in den kleineren Rahmen der Teams mehr ausprobieren können.“

Welche Learnings nehmen wir mit in die Zukunft?

Jan-Hendrik: „Was wir mitnehmen müssen, sind die digitalen Möglichkeiten bei der Einarbeitung, denn wir haben in Zukunft bestimmt Leute, die direkt in Kiel oder in Köln anfangen wollen - oder sonst wo.

Das Wachstum in Flensburg ist endlich, wir sind räumlich im Grenzbereich. Und wir fangen an Zwischenmodelle zu schaffen und über Alternativen nachzudenken. Dementsprechend gehe ich davon aus, dass wir demnächst Teams in anderen Städten haben oder vielleicht komplett virtuell zusammenarbeiten. Dann könnte man mit neuen Vorgaben arbeiten, z.B. dass einmal im Monat das gesamte Team zusammen ins Büro kommt; wo du wohnst und welche Reisen du dafür auf dich nimmst, ist dafür egal.

Vor allem müssen wir so arbeiten, dass diejenigen, die nicht vor Ort sind, trotzdem dem Arbeitsflow folgen können. Dafür muss alles so dokumentiert werden, dass jeder sich einklinken kann, auch wenn er remote arbeitet. Das klappt im Moment super und wir passen jetzt aktiv darauf auf, dass es so bleibt, auch wenn der Großteil des Teams wieder ins Büro kommt.“

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